企业流程设计与制度范本工具箱--行政办公流程设计与制度范本

  中小企业一般缺乏规范化管理体系，很多事情没有一定的规则。“忙则造成乱，乱则造成经济效益低下”。我们的中小企业在规范化管理的水平上，和国外的企业相差甚大，因此，我们必须在企业规范化管理上下工夫，以使我们的企业走向正规。
  要使中小企业管理的各项工作有标准、有秩序、有效率地进行，就必须建立规范化的管理流程、规范制度，通过流程细化管理，通过制度规范运作，再配合全体员工的努力和人力资源的有效规划，从“人治”逐渐转向“法治”加“人治”的管理，从而达到事半功倍的效果。同时，由于我国制造业的特色仍以劳动密集型为主，管理人员的整体素质仍然不能达到发达国家管理人员的水平，许多原因又使他们无暇去脱产学习和进修，那么就必须提供一些完善、成熟的管理范本供他们参考，以解决他们的所需。现在，随着国际通用管理标准ISO 9000质量管理体系的全面推行，越来越多的企业已经在质量管理体系的框架下，开始规范化作业。
  本系列丛书就是基于以上原则，按照企业运行的通道，通过企业行政、人事、生产、品质、营销、财务等各主要管理岗位的主要环节，进行细化管理，配以工作流程和相关制度，把中小企业的脉络清晰表达出来，同时，把中小企业各部门已经固化了的也是最常用的管理制度和管理表格汇总成册，供使用者参考，是一套中小企业管理人员、操作文员的实用工具书。
  书中的制度和表格范本不是传统的制度模板和虚构表格，而是根据中小企业实际需要，参照ISO 9001∶2008质量管理体系的要求来设计的操作文件，真正使得企业内“事事有标准，事事有依据”，读者可根据中小企业的自身需要进行个性化修改，用于管理与实践工作中。
  《企业流程设计与制度范本工具箱》系列书共5册，包括《生产管理流程设计与制度范本》、《市场营销流程设计与制度范本》、《财务管理流程设计与制度范本》、《人力资源流程设计与制度范本》、《行政办公流程设计与制度范本》。
  本书由滕宝红主编，在本书编辑整理过程中，获得了许多朋友的帮助和支持，其中参与编写和提供资料的有薛彬、江雨蓉、郭华伟、江长勇、陈秀琴、彭塞峡、郝惠文、靳元、姚根兴、李亮、姜宏峰、杨吉华、杨丽、吴定兵、朱霖、段水华、朱少军、李冰冰、赵建学、江美亮、匡仲潇。本书同时还吸收了国内外有关专家、学者的最新研究成果，在此一并表示感谢！
  由于编者水平有限，加之时间仓促、参考资料有限，书中难免出现疏漏与缺憾，敬请读者批评指正。
编者
2010年10月

  本书涵盖了行政管理的方方面面——日常事务管理、对外接洽管理、会议管理、文档管理、办公用品管理、消防管理、食宿管理、车辆管理、安保管理、环卫管理等，旨在告诉读者怎样进行行政管理的流程与制度设计，并提供适用的范本供参考。
  本书脉络清晰、简单易懂、实操性强，是中小企业管理人员、操作文员的实用工具书。
  本书适合企业市场部、销售部的部门经理、主管、营销人员、业务人员、客户代表，以及相关培训机构、大中专院校相关专业的学生阅读参考。

导读行政办公流程与制度设计1
一、流程设计概念2
二、制度设计概念3
三、行政办公责任组织4
第部分日常事务管理7
第一章值班工作流程与制度8
第一节值班工作概要8
一、值班工作的基本要求8
二、值班工作的具体内容9
第二节值班工作流程11
一、电话转接流程11
二、信函接收流程11
三、信函发出流程12
四、传真处理流程12
五、来宾登记流程13
六、突发事件处理流程13
七、值班任务安排流程14
第三节值班工作制度14
一、值班管理制度14
二、值班室管理制度15
三、企业值班制度16
四、休息日值班制度18
第二章印信管理流程与制度20
第一节印信管理概要20
一、印章的管理内容20
二、介绍信的管理内容22
第二节印信管理流程23
一、印章刻制流程23
二、印章启用流程23
三、印章使用流程24
四、印章停用流程24
五、废印章存档销毁流程25
六、介绍信开具流程25
第三节印信管理制度26
一、公司内部印章管理制度26
二、公司印章管理办法27
三、介绍信管理办法28
第三章费用管理流程与制度30
第一节费用管理概要30
一、资金预算管理30
二、公务费用管理30
第二节费用管理流程31
一、行政费用预算流程31
二、行政费用审批流程32
三、公务费用报销流程32
四、出差借款作业流程33
五、员工借款作业流程33
六、资助员工作业流程34
七、行政开支核查流程34
第三节行政费用管理制度35
一、行政费用管理制度35
二、费用报销审核制度37
三、费用报销管理制度38
第四章保密工作流程与制度41
第一节保密工作概要41
一、保密工作的基本内容41
二、保密常用措施42
第二节保密工作流程43
一、文件密度设定流程43
二、文件阅读审批流程43
三、与会人员验证流程44
四、经济密度设定流程44
五、信息泄露处理流程45
六、保密工作稽核流程45
第三节保密工作制度46
一、机密文件管理制度46
二、电脑操作保密制度48
三、文档保密工作制度49
四、企业保密制度50
第五章办证、订票流程与制度52
第一节办证、订票管理概要52
一、办证管理52
二、订票管理53
第二节办证订票流程53
一、员工社保办理流程53
二、签证护照办理流程54
三、员工证明办理流程54
四、营业证明办理流程55
五、员工订票报名流程55
六、员工订票取票流程56
第三节办证订票管理制度56
一、公司订票暂行规定56
二、员工办证管理规定57
三、员工工作服和工作证管理规定57
第部分对外接洽管理59
第六章行政接待流程与制度60
第一节接待工作概要60
一、接待工作的基本原则60
二、接待工作运作程序61
第二节接待工作流程63
一、电话预约接待工作流程63
二、员工家属接待工作流程63
三、客户商务接待工作流程64
四、社会参观接待工作流程64
五、政府检查接待工作流程65
六、认证审厂接待工作流程65
七、人员应聘接待工作流程66
第三节接待工作制度66
一、接待管理制度66
二、公司参观管理规定68
三、来宾接待管理制度69
四、涉外接待管理规定70
第七章政府部分衔接管理流程与
制度71
第一节政府部分衔接管理概要71
一、政府部门衔接的管理内容71
二、政府部门衔接的管理原则72
第二节政府部分衔接管理流程72
一、政府会议参与流程72
二、失业人员接纳流程73
三、外来工状况申报流程73
四、员工居住证办理流程74
五、经济申报参与流程74
六、展会参与流程75
第三节政府部门衔接管理制度75
第八章社团衔接管理流程与制度77
第一节社团衔接管理概要77
一、社团衔接的管理内容77
二、社团衔接的管理原则78
第二节社团衔接管理流程78
一、行业协会会议参与审核流程78
二、企业行业协会申请参与流程79
三、职校师资力量考察评估流程79
四、职校学生能力测评选择流程80
五、企业公益事业资金赞助流程80
六、公益活动参会方案确认流程81
第三节社团衔接管理制度81
第九章法律纠纷管理流程与制度83
第一节法律纠纷管理概要83
一、与其他组织的纠纷管理83
二、与社会个体的纠纷管理83
第二节法律纠纷管理流程84
一、律师聘请流程84
二、知识产权情况检查流程85
三、民事诉讼准备流程85
四、被诉处理流程86
五、民事赔偿结算流程86
六、劳务争议处理流程87
第三节法律纠纷管理制度87
第十章庆祝、吊唁管理流程与制度92
第一节庆祝、吊唁管理概要92
一、庆祝管理的基本内容92
二、吊唁管理的基本内容92
第二节庆祝、吊唁管理流程93
一、厂庆前期准备流程93
二、厂庆大会进行流程94
三、厂庆来宾接待流程94
四、员工生日庆祝流程95
五、退休送别会流程95
六、吊丧慰问流程96
第三节庆祝、吊唁管理制度96
一、内部员工慰问管理制度96
二、员工抚恤管理制度97
第部分行政事务管理99
第十一章会议管理制度与范本100
第一节会议管理概要100
一、会前准备管理100
二、会中会后管理101
第二节会议管理流程102
一、会议准备流程102
二、会议组织流程103
三、会议记录分发流程103
四、会议决议执行流程104
第三节会议管理制度104
一、会议管理办法104
二、会后整理工作规范106
三、会议室管理制度107
四、会议记录制度108
五、公司会议管理规定108
第十二章文档管理流程与制度110
第一节文书管理概要110
一、文书收发的管理要点110
二、档案管理的实施要点110
第二节文档管理流程111
一、文档收集流程111
二、档案立卷流程112
三、文件归档流程112
四、文书档案保管流程113
五、文书档案防护管理流程113
六、档案库房管理流程114
第三节文档管理制度114
一、文件收发管理制度114
二、收文处理规定115
三、收发文管理办法117
四、传真收发管理办法118
五、公司文书处理规定119
六、档案管理规定121
七、文档销毁工作规范122
第十三章办公用品管理流程与制度124
第一节办公用品管理概要124
一、办公用品的保管管理124
二、办公用品的发放管理124
三、办公用品的使用管理124
第二节办公用品管理流程125
一、办公用品购买流程125
二、办公用品入库流程126
三、办公用品发放流程126
四、复印机使用流程127
五、传真机使用流程127
六、电脑使用维护流程128
第三节办公用品管理制度128
一、办公用品管理规定128
二、公司文具用品管理规定130
三、办公用品管理办法131
四、办公用品领用制度132
五、办公用品采购制度134
第部分总务后勤管理135
第十四章消防管理流程与制度136
第一节消防管理概要136
一、消防管理的基本内容136
二、消防管理的一般原则137
第二节消防管理流程137
一、消防培训流程137
二、消防检查流程138
三、消防演习策划流程138
四、消防应急处理流程139
第三节消防管理制度139
一、公司消防管理制度139
二、消防安全培训制度140
三、消防安全管理制度141
四、工厂消防管理规定146
第十五章食宿管理流程与制度148
第一节食宿管理概要148
一、食堂管理的基本内容148
二、宿舍管理的基本内容148
第二节食宿管理流程149
一、食堂日常工作流程149
二、食堂饭票发放流程150
三、员工打饭流程150
四、员工宿舍分配流程151
五、离职员工退宿流程151
第三节食宿管理制度151
一、员工食堂管理规定151
二、员工公寓管理细则153
三、公司宿舍管理办法155
第十六章车辆管理流程与制度158
第一节车辆管理概要158
一、车辆管理的对象158
二、车辆管理的内容158
第二节车辆管理流程159
一、车辆购买流程159
二、公务派车流程159
三、车辆报修流程160
四、车辆报废流程160
五、车辆事故处理流程160
第三节车辆管理制度161
一、公司车辆管理办法161
二、车辆使用管理制度163
三、司机管理制度165
第十七章安保工作流程与制度168
第一节安保工作管理概要168
一、安全工作管理168
二、保安工作管理168
第二节安保工作流程169
一、员工安全教育流程169
二、安全检查作业流程169
三、安全事故抢救流程170
四、保安值班轮换流程170
五、保安工作考核流程171
第三节安保工作制度171
一、安全防范办法171
二、安全保卫工作管理规定173
三、出入管理规定174
四、保安工作制度176
第十八章环卫管理流程与制度178
第一节环卫管理概要178
一、办公区环境卫生管理178
二、生活区环境卫生管理179
第二节环卫管理流程179
一、办公区卫生检查流程179
二、清洁工工作流程180
三、清洁工工作考核流程180
第三节环卫管理制度180
一、车间卫生管理制度180
二、办公区卫生制度182
三、卫生清扫制度183
四、卫生管理准则184
参考文献186